Como a tecnologia ajuda Contabilidade

? Tecnologia tem permitido muitos avanços na prática da contabilidade nos últimos anos . Muitas formas de automação em gravação , armazenamento, gerenciamento e análise de dados estão permitindo que os contadores e as empresas em que trabalham expandir as suas capacidades financeiras , recebendo , informações oportunas e benéficas mais preciso do que nunca. Práticas passadas

Historicamente , a contabilidade foi realizada em livros de contabilidade com colunas e horas obrigados a registrar as informações relevantes. Cada operação foi registrada na atividade diária , resumido em resultados mensais e relatórios trimestrais , anuais e comparativos . Um ou mais funcionários foram responsáveis ​​por gravar esses dados de forma legível à mão, muitos usando canetas de tinta que levariam a refazer uma página com muitas manchas de tinta acidentais. Aqueles que usam lápis e borrachas tinha alguma flexibilidade e poderia, então, ” tinta sobre ” resultados finais , tornando o livro de contabilidade permanente. Armazenar os dados teve muito espaço e sempre havia o risco de incêndio , inundação ou outras catástrofes . Junto com a grande quantidade de trabalho manual e repetitivo trabalho , quase sem sentido , existia um potencial risco de erro nos dados , tanto na gravação dos dados com precisão e no cálculo dos resultados. Esses erros transportado , poluindo os dados e torná-lo mais difícil de entender a realidade dos resultados de negócios para gerentes, proprietários e investidores .

Digite Tecnologia

O advento da o computador de grande porte e agora o computador pessoal aumentaram em muito a capacidade de automação na coleta , manutenção, análise e comunicação de dados contabilísticos. Programas iniciais reuniu dados em um único lugar . Isso eliminou alguns dos riscos de má informação a ser gravada e permitiu que os contabilistas para utilizar melhor os dados , trocando os processos de gravação do dia-a – dia dos direitos adicionais a cada mês, um excelente exemplo da tecnologia de redução de pessoal necessário.

Então, o milagre que é a planilha surgiu. De repente , contabilistas e gestores foram capazes de manipular dados em uma infinidade de maneiras de apresentar informações muito mais rapidamente do que nunca. Matemática e análise estatística foram agora muito mais fácil de incorporar em relatórios sobre resultados financeiros. A maioria das empresas já utilizam algum tipo de tecnologia de planilha no âmbito das funções de contabilidade. Praticamente todos os novos computadores pessoais vêm com um programa de planilha eletrônica pré- instalado.

Avanços continuam

O software de contabilidade tem continuado a melhorar . Cada função de negócios que gera dados numéricos podem ser, e geralmente está relacionada com os relatórios financeiros. Pacotes de software totalmente integrado como SAP e Oracle, juntamente com muitos outros disponíveis no mercado , permitem que as empresas para configurar como os dados serão introduzidos nos sistemas e como que as ligações de dados para a função de contabilidade para uso imediato e mais tarde . Há um preço para esse nível de desempenho, tanto na aquisição e implementação do sistema de software, e no número de usuários necessários para reunir todos os dados desejados pela empresa. No ambiente empresarial de hoje , todas as grandes empresas possuem sistemas dessa natureza, e precisamos deles para cima e correr para garantir que eles possam se manter competitiva

.

Outros pacotes de software oferecem recursos mais limitados que são mais facilmente mantidos por um grupo de usuários menor . Estes seria utilizada principalmente pelo pequeno empresário que está começando e /ou crescer sua empresa dentro de suas limitações financeiras , e pode expandir a base de usuários com o aumento de negócios em tamanho.

Uma das preocupações é como user-friendly o sistema é , ou seja, como pode inserir e extrair usuários de dados em formas significativas com o resultado final sendo , a utilização eficiente e eficaz em termos de custos oportuna de recursos empresariais para alcançar os resultados desejados .

Segurança de Dados e Armazenamento

Todos esses dados tem que ser mantido em algum lugar, e acesso aos dados precisa ser efetivamente restrito aos aprovados para acessá-lo . Existem medidas de segurança mínimas disponíveis em todos os computadores agora, mas para bancos de dados de vários utilizadores e sistemas de informação , é necessário que haja mais. Pacotes de software de contabilidade ter tido isso em conta e permitir a configuração de segurança com base na função de negócios , com base na configuração do usuário do cliente ou uma combinação destes e outros fatores, a ser gerida por um administrador do sistema.

O armazenamento de dados e backups são agora mais fáceis de manusear. As empresas podem utilizar dispositivos permanentes de armazenamento externo , como CDs , DVDs e discos zip. Opções de armazenamento de dados eletrônicos incluem discos rígidos externos e unidades de fita que podem ser facilmente separados dos sistemas e controlados ou on- site ou off- site. Para preocupações de dados maiores , existem ainda empresas que armazenam e dados seguros em um ou mais locais externos para diluir ainda mais o risco de perda de dados .

Business Intelligence

Um advento recente em tecnologia é inteligência de negócios (BI). Basicamente, esta é uma ferramenta de análise que permite que todos os tipos de dados de negócios para ser resumido em formatos praticamente ilimitadas , dependendo das necessidades do usuário. Os dados são reunidos diariamente ou mesmo up-to- the-minute e importados para o banco de dados de software de BI para uso em análise , conforme necessário. Um uso comum é um painel, mostrando muitos indicadores -chave de desempenho ( KPI ) , que é atualizado no sistema de BI. Três KPI comuns são o volume de vendas , a receita média por unidade vendida e os resultados de produção diária . Os tomadores de decisão em uma empresa pode usar essas informações para orientá-los em como avançar .

Contadores que já estavam criando freneticamente planilhas para gerenciamento agora pode criar um relatório no sistema de BI e torná-lo disponível a qualquer usuário eles escolhem . Portabilidade e acesso de dados também é melhorada. Alguns sistemas de BI permitem a comunicação baseada na web que os usuários possam fazer login no sistema para acessar seus relatórios a partir de onde quer que estejam . Segurança e integridade dos dados disponíveis dessa forma , levou a inovações continuaram bem .

New Direction

Business Intelligence tem sido tradicionalmente usado como apenas mais uma maneira de comunicar informações , mas não necessariamente, usado para melhorar um negócio . As empresas agora estão vendo o benefício em rever os dados que eles precisam para se reunir e qual a melhor forma de reunir esses dados. Uma vez que isso for feito, eles podem desenvolver relatórios úteis que solicita ou estimula o uso dos dados na tomada de melhores decisões para a empresa. Será interessante ver o que os novos avanços que virá a seguir .