Objetivos de um programa abrangente Records Management
Records Management é a prática dos registros de gestão de uma organização ou instituição que um registro todo s ciclo de vida. Registros vêm em uma variedade de formatos. A ficha pode ser digital ou pode ser um objecto de material, como uma fotocópia ou raios- x . Alguns programas educacionais resolver formalmente questões de gerenciamento de registros. Programas como Biblioteconomia e Ciência da Informação, Arquivo e Arquitetura do Conhecimento e Gestão de analisar e desenvolver a teoria atual e as melhores práticas para o pessoal de gerenciamento de registros . Quatro conceitos básicos que tratam de todos os programas de gerenciamento de registros são: planejamento, política e procedimento de criação , armazenamento e classificação de informações ea criação de normas de acesso e distribuição. Planejamento
Cada organização é única , e cada um tem as suas próprias necessidades especiais. O primeiro passo para gerenciar os registros de uma organização é entender suas necessidades e planejar como atender a essas necessidades de forma eficaz e eficiente. Aulas Fundações ensinar registros prospectivos gestão de pessoal as teorias por trás estratégias de planeamento eficazes e como realizar a análise de necessidades e planejar estrategicamente a longo ea curto prazo.
Política e procedimento
Criar e aplicação de políticas e procedimentos que segue as melhores práticas de gerenciamento de registros é um aspecto muito importante de ter um departamento de gerenciamento de registros organizado e bem desenvolvido em todas as organizações . Algumas questões que devem ser consideradas no desenvolvimento de políticas de gerenciamento de registros são: a atribuição de responsabilidades e autoridade , concepção e implementação de um sistema ( automatizado ou em papel ) para o gerenciamento de registros e , em última instância , as integrações de gerenciamento de registros em sistemas e processos de negócios
identificação , armazenamento e classificação de Registros
Todas as organizações devem identificar : que tipo de registos que pretende armazenar , qual o tipo de sistema de classificação que deseja usar e que tipo de sistema de armazenamento é apropriado para as informações que se mantêm. A escolha de um sistema de classificação é importante para garantir que a coleta de registros de uma organização é organizado e de fácil acesso . A implementação da Classificação Decimal de Dewey em uma biblioteca é um exemplo de um sistema de classificação organizacional na utilização de classificar as informações . Além disso, todos os registros devem ser armazenados de forma que os mantém a salvo de todos os dias o desgaste e rasgo , bem como situações de calamidade ou de emergência.
Normas de Acesso
decidir quem pode acessar quais registros e se os registros podem sair do edifício e por quanto tempo são questões que devem ser considerados ao abordar os padrões de acesso. A circulação de material vai depender do tipo de dados a ser armazenado e o método de armazenamento . Registros que são protegidas por lei terão normas de acesso específicos que devem ser seguidos muito de perto.
