10 diretrizes efetivas para Comunicação Escrita

Em um ambiente pessoal ou empresarial, a capacidade de comunicar de forma eficaz por meio de correspondência escrita é uma obrigação. A comunicação escrita pode assumir muitas formas, incluindo e-mail , mensagens de texto , notas ou letras. Não importa o formato que você está usando , existem algumas regras básicas que você deve seguir para garantir a sua comunicação escrita é correta e eficaz , Simplicidade

Use frases de estrutura simples . Estrutura da frase complexa pode complicar o que você está tentando dizer e ser facilmente mal interpretado. Mantenha suas frases concisas e objetivas . Em vez de dizer “Eu gostaria de marcar uma reunião para discutir os fatos pertinentes ao caso o mais breve possível “, dizem “Por favor, deixe-me saber quando podemos nos encontrar para discutir o caso . ”

Evite o jargão

não use jargões ou uma linguagem que só você e seleto grupo de indivíduos entender. Sua comunicação escrita deve ser acessível para o seu público , não importa quem você está se comunicando . Jargão ea linguagem técnica só deve ser usado quando uma linguagem mais simples não será suficiente.

Especificidade

Fornecer detalhes específicos sempre que possível. Evitar escrever em detalhes ambíguas ou pouco claras . Em vez de escrever “Eu tenho um monte de experiência de trabalho neste campo, ” dizer ” Eu tenho trabalhado como engenheiro por três anos e meio. ”

Ser de conversação

a comunicação escrita é diferente da escrita acadêmica ou erudita e deve ser mais coloquial na natureza. Como regra geral, escrever de forma semelhante como falar . Leia a mensagem em voz alta para garantir que a sua escrita soa conversação.

Evite Gendered Língua

Evite anexar um pronome masculino ou feminino para a sua escrita . Embora seja tecnicamente gramática de som para usar ” ele” ou ” seu” quando o sexo é desconhecido ou quando se refere a um grupo de pessoas , a língua pode ofender algumas pessoas. Para estar no lado seguro , não use um pronome de gênero , a menos que você tenha certeza do sexo da pessoa que você está fazendo referência .

Evite passiva Língua

Escolha verbos ativos , em vez de verbos passivos para adicionar interesse para a sua comunicação escrita. Escrever ” Eu dirigi para a praia no sábado, ” em vez de “Quando eu estava dirigindo para a praia no sábado … ” . Usando voz ativa também permitirá que você para soar mais coloquial , como raramente usamos a voz passiva na comunicação verbal.

Ser apresentável

Se você conhece a pessoa que você está escrevendo para , reconhecer essa relação . Em vez de usar pronomes cobertor como ” você “, use o nome da pessoa . Faça as informações que você incluir na sua comunicação escrita pertinente para o leitor. Dependendo do relacionamento que você tem com a pessoa , começar e terminar a sua escrita com uma saudação apropriada .

Seleção Médio

Escolha o meio certo para a sua comunicação escrita. Se você usa e-mail , mensagens de texto ou uma carta depende de quem você está escrevendo eo que você está escrevendo. Se você nunca usou mensagens de texto no ambiente de trabalho , pode não ser a melhor maneira de se corresponder com um colega de trabalho .

Adequada Humor

Use humor com moderação , e somente quando apropriado para a situação . Se você não estiver familiarizado com o seu leitor , evite fazer piadas de modo a não ofender o leitor. Se você tem um bom relacionamento com o seu leitor , sinta-se livre para usar o humor na sua comunicação escrita. Mesmo se você conhece bem o leitor , evite humor ofensivo ou controverso .

Proof Leia

Não importa o quão bom em escrever você pode ser , é fundamental para prova de leitura sua comunicação escrita. Verifique se há erros ortográficos ou gramaticais em sua escrita. Certifique-se de que o que você escreveu efetivamente comunica a mensagem pretendida .