Como escrever um memorando de Atendimento ao Cliente
Há muitas razões que uma pessoa pode optar por enviar um memorando de atendimento ao cliente . Independentemente do motivo , seguindo as regras de ouro listados abaixo ajudará a garantir que o seu memorando produz results.Things positivas que você precisa
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Destinatário endereço
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Mantenha o seu memorando específico, concisa e respeitosa. Se você está dirigindo um potencial cliente ou colegas de trabalho , seus destinatários merecem ser tratados com cortesia comum.
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Conheça o seu público -alvo. Memos de atendimento ao cliente pode abordar uma variedade de leitores. Se você é um gerente , você pode querer resolver o pessoal da empresa atuais a respeito de políticas e procedimentos de atendimento ao cliente. Se você é um representante de serviço ao cliente , você pode estar escrevendo para potenciais ou actuais clientes. Cada um desses públicos-alvo têm diferentes necessidades e expectativas. Tendo as necessidades e expectativas do seu público -alvo em primeiro lugar em sua mente quando você começa a elaborar o seu memorando de serviço ao cliente irá garantir que você assume o tom correto ao compor seu e-mail .
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Atribuir o seu cliente memo serviço uma linha de assunto que é específico e apropriado para o e-mail que vem a seguir. Seja o mais específico possível . Se você estiver usando um modelo para compor a nota de serviço ao cliente , use uma linha de assunto que , pelo menos, abrange o tema que você está abordando de uma forma que irá alertar seus destinatários quanto ao conteúdo que você pretende abordar. Se você está respondendo a um e-mail antes , não use o gerado automaticamente ” Re: ” como uma linha de assunto
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Faça o seu ponto óbvio no início do e-mail . . Mesmo se você estiver usando um modelo , certifique-se de que a sua nota é abordar uma preocupação que é facilmente distinguida na primeira ou segunda linha. Isso irá garantir que seus leitores saibam que o seu memorando afectar directamente e vai torná-lo mais provável que eles vão continuar a leitura . Isto é particularmente importante na comunicação de e-mail , como muitos destinatários assumir mensagens que não lhes dizem respeito diretamente são ” spams ” , ou seja, “lixo eletrônico ” .
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Verifique a sua gramática, pontuação e ortografia antes você envia o seu memorando. Isto pode parecer óbvio , mas esquecendo-se de verificar a correspondência para erros gramaticais é um erro muito comum cometido por profissionais em todos os campos. Typos não só fazer a sua nota desleixado, eles também fazem sua correspondência parece pouco profissional e desacreditar a mensagem que você está tentando transmitir.
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Certifique-se de agradecer a seus leitores. Deixe o leitor com a impressão de que você aprecia o tempo que eles passaram a ler a sua nota e fornecer informações de contato que podem utilizar , caso tenham alguma dúvida ou preocupação .
