Escola Leilão Fundraising Checklist

Um leilão de angariação de fundos da escola exige organização para o sucesso. Manter as coisas em ordem , criando uma lista mestra para ter na mão durante todo o processo . Separe a lista em páginas individuais de cada tópico principal. Cada página tem quatro sub colunas sob o mesmo título principal. Fornecer uma cópia da página de lista de verificação aplicável a uma sub- comissão para usar como uma diretriz. Reserve a lista mestra para o diretor do leilão. Localização

Use a lista de verificação para monitorar a disponibilidade de assentos para os hóspedes.

Top cada página com um título , uma página ser ” local “. Inclua as informações de contato para o local seguro eo nome do voluntário chumbo. Nomeie as colunas ” no local “, “necessidade de trazer “, ” notas ” e ” completa”. Itens desta lista incluem mesas, cadeiras , decoração, subsídio de alimentação , estacionamento , criar , destruir , questões de leilão, e tempos. Na parte inferior da lista, criar um pequeno gráfico para o total dos custos e incluir as informações de pagamento.

Publicidade

Visita potenciais patrocinadores em pessoa , a atualização da lista de verificação para evitar duplicado visitas .

Listar os tipos de propaganda oportunidades no topo da página para referência. Incluir o custo para patrocinar uma mesa, colocar anúncios em um programa, e todas as opções adicionais. Rotular o “nome empresarial”, ” contato”, ” nível de patrocínio ” e colunas “ad recebidos /pagamento. ” Criar um gráfico totalizando na parte inferior desta página para controlar o número de anúncios vendidos eo valor das receitas cobradas . Mantenha esta lista para a publicidade só , mesmo se houver uma doação adicional .

Doações

Doações incluir qualquer coisa dada para apoiar o evento , a partir de itens de leilão para centrais.

Lista de todas as pessoas e empresas se aproximou para doações . Nomeie as colunas ” business /pessoa contatada “, item ” doado “, “data de pick-up ” e ” recebidos “. Inclua as informações de contato para o doador e notas sobre a forma como a doação será obtida. Mantenha atualizações diárias sobre a lista mestra para ser compartilhado com todos os voluntários . Evite fazer negócios mais do que uma vez para qualquer tipo de apoio. Adicione uma coluna para controlar o acompanhamento de agradecimento ao doador.

Staff

Saiba quem é responsável pelos detalhes do evento , mantendo uma lista de funcionários atualizado.

Liste todas as posições , funcionário ou voluntário, e suas funções. Incluir os requisitos para planejamento e no dia do evento. Nomeie as colunas ” descrição do trabalho “, ” contacto com número de telefone”, “deveres de preparação ” e ” deveres de eventos. ” Incluir o leiloeiro, presidentes , set-up e tripulações lágrima -down , tesoureiro , os trabalhadores mesa da frente, assistentes leiloeiro , eo escritor programa. Insistir em receber um número de telefone para todos os funcionários no dia do evento. Deixe espaço para marcar presença. Destaque líderes de cada grupo para facilitar a consulta .

Day Event Timeline

Use a lista mestre do dia do evento para manter as coisas funcionando sem problemas.

Criar um cronograma para a evento, incluindo cada detalhe de chegada para travar -down. Incluir uma pequena seção no topo da página para os prazos das ações pré-evento , como transformar em programas concluídos para impressão. Lista turnos de trabalho voluntário , de conclusão de decoração , layout de item do leilão , mesa de set- up , leiloeiro cronograma , passagem de som , sistemas de pagamentos, e destruir. Use uma pequena coluna para verificar tarefas concluídas . Deixar o espaço não utilizado para escrever as necessidades adicionais para eventos posteriores.